Términos y Condiciones

Lee este documento antes de usar SIGDE. Regula las condiciones de acceso a la plataforma, los deberes de cada usuario y el alcance de los servicios digitales de gestión de convivencia escolar.

1. Identificación del responsable

SIGDE (Sistema de Gestión Digital Escolar) es operado por Institución Educativa Técnica Industrial Rafael Navia Varón, identificada con NIT 805.027.641-9, con domicilio en Calle 11 #45-46, Cali, Colombia. Para soporte, solicitudes o reclamos: [CORREO INSTITUCIONAL EN DESARROLLO] y [TELÉFONO POR DEFINIR].

Si SIGDE es usado como producto ofrecido por una empresa distinta de la institución educativa, la institución y la empresa deberán definir por escrito quién actúa como Responsable y quién como Encargado del Tratamiento. La versión publicada no debe conservar estos corchetes.

2. Objeto y alcance

SIGDE es una herramienta de apoyo para administrar usuarios, estudiantes, acudientes, reportes de convivencia, alertas configurables, observaciones, evidencias, salidas, notificaciones, auditoría e informes institucionales. No constituye una autoridad disciplinaria independiente, no reemplaza el manual de convivencia, el debido proceso, las decisiones de los órganos escolares ni las obligaciones legales de la institución.

Estos términos aplican al sitio web, sus rutas, formularios, paneles, APIs, correos automáticos y cualquier módulo que se incorpore posteriormente. El acceso puede estar limitado a la red, dominio de correo o grupos autorizados por la institución.

3. Aceptación y capacidad

Al iniciar sesión o utilizar una funcionalidad, el usuario declara que conoce estos términos y la Política de Tratamiento de Datos. Cuando la ley exija autorización de un representante legal o una autorización institucional previa, el acceso técnico por sí solo no reemplaza dicha autorización.

Los usuarios menores de edad no deben crear cuentas por su cuenta si la institución exige cuenta institucional o autorización del representante legal. La institución debe definir el mecanismo verificable de autorización y conservar la evidencia correspondiente.

4. Roles, permisos y principio de mínimo acceso

SIGDE tiene cuatro roles con acceso al sistema: Admin, Coordinador, Docente y Portería. Admin y Coordinador comparten los mismos permisos. Los permisos dependen del rol asignado por la institución y se aplican con el principio de mínimo acceso: cada persona consulta o modifica solo los datos necesarios para cumplir su función.

• Admin y Coordinador: son responsables de la administración institucional de SIGDE. Pueden gestionar usuarios, estudiantes, configuraciones, auditoría y los módulos de convivencia; además revisan reportes, alertas, observaciones, salidas e informes. Este privilegio no autoriza consultas por curiosidad ni cambios sin justificación institucional.
• Docente: puede crear reportes de convivencia, consultar reportes por estudiante, ver alertas y usar los módulos pedagógicos y de convivencia que le correspondan. Solo debe registrar hechos relevantes, verificables y pertinentes. La edición de un reporte corresponde al docente que lo creó, dentro de las reglas del sistema.
• Portería: tiene acceso exclusivamente al módulo de salidas. Puede consultar las salidas necesarias para el control de su turno y crear nuevos registros de salida, pero no puede eliminar salidas ni acceder a reportes, alertas, estudiantes, usuarios, configuraciones o expedientes disciplinarios.
• Acudiente: no tiene cuenta ni acceso al sistema. Hace parte de los registros institucionales como representante o contacto autorizado del estudiante y recibe las notificaciones relacionadas con su hijo o acudido por los canales registrados y autorizados.

Los nombres de los roles no amplían los permisos definidos aquí. El rol Admin tiene el mismo alcance funcional que Coordinador.

5. Cuenta, credenciales y autenticación

Las credenciales son personales, confidenciales e intransferibles. Está prohibido compartir contraseñas, usar la cuenta de otra persona, almacenar credenciales en equipos públicos, intentar adivinar contraseñas, automatizar accesos o evadir controles de sesión.

El usuario debe informar inmediatamente a [CORREO DE SEGURIDAD EN DESARROLLO] cualquier acceso sospechoso, pérdida del dispositivo, correo de recuperación no solicitado, modificación no reconocida o exposición de sus credenciales. La institución podrá bloquear, restablecer o suspender la cuenta para proteger la información.

6. Uso permitido de los registros

Los reportes deben describir hechos relevantes, verificables y pertinentes, con lenguaje respetuoso, sin insultos, diagnósticos médicos no autorizados, opiniones discriminatorias ni acusaciones presentadas como hechos probados. Las evidencias deben ser legales, necesarias y estar relacionadas con el caso.

Las alertas automáticas son reglas de apoyo basadas en umbrales configurables. No son inteligencia artificial ni determinan por sí mismas responsabilidad, sanción, culpabilidad o riesgo. Toda decisión debe contar con revisión humana, contexto, posibilidad de aclaración y aplicación del manual de convivencia.

7. Salidas y notificaciones

El módulo de salidas permite registrar la identidad del estudiante, fecha, hora, motivo, persona autorizada, estado y observaciones necesarias para el control institucional. El personal de Portería puede crear y consultar las salidas de su periodo y turno autorizado, pero no eliminarlas ni usar otros módulos del sistema.

Las notificaciones por correo o por otro canal se envían a los contactos registrados y autorizados. La entrega puede fallar por causas externas; por eso la institución debe mantener un procedimiento alternativo para comunicaciones urgentes y no debe incluir en el asunto o cuerpo más información de la necesaria.

8. Propiedad intelectual y contenido

La marca SIGDE, su interfaz, código, documentación y elementos gráficos pertenecen a sus respectivos titulares. La información cargada por la institución sigue sometida a las obligaciones de confidencialidad y protección de datos aplicables.

El usuario concede a la institución únicamente la autorización operativa necesaria para almacenar, organizar, consultar y conservar el contenido dentro de las finalidades institucionales. No se autoriza la publicación de reportes, imágenes o datos de estudiantes en sitios públicos.

9. Disponibilidad, mantenimiento y terceros

La plataforma puede presentar interrupciones por mantenimiento, actualizaciones, fallas de conectividad, proveedores, correo electrónico, alojamiento o circunstancias de fuerza mayor. La institución procurará continuidad y copias de seguridad conforme a sus capacidades, pero no promete disponibilidad ininterrumpida.

El alojamiento, base de datos, correo y despliegue pueden estar a cargo de proveedores tecnológicos. La institución debe identificarlos internamente, revisar sus condiciones, limitar sus permisos, celebrar los acuerdos necesarios y verificar dónde se almacenan o procesan los datos.

10. Seguridad y respuesta a incidentes

La institución aplicará medidas razonables de control de acceso, autenticación, confidencialidad, trazabilidad, respaldos y actualización. Estas medidas no eliminan todos los riesgos de Internet. Ante una pérdida, acceso, alteración, consulta o divulgación no autorizada, se activará el protocolo institucional, se preservarán evidencias, se evaluará el impacto y se realizarán las comunicaciones o reportes que correspondan.

11. Suspensión y terminación

La institución podrá suspender o retirar el acceso por seguridad, mantenimiento, terminación del vínculo, incumplimiento, orden de autoridad o necesidad institucional. La suspensión no elimina los deberes de confidencialidad ni los registros que deban conservarse por obligación legal, defensa de derechos, auditoría o investigación.

12. Modificaciones

Estos términos pueden actualizarse por cambios legales, técnicos o institucionales. Se publicará la fecha y versión vigente. Cuando el cambio sea sustancial, la institución deberá informar y, si corresponde, solicitar una nueva aceptación o autorización.

13. Ley aplicable y contacto

Estos términos se interpretan conforme a la legislación colombiana. Las solicitudes relacionadas con la plataforma pueden dirigirse a [CORREO INSTITUCIONAL EN DESARROLLO]; las relacionadas con datos personales, a [CORREO DE DATOS EN DESARROLLO]. Las controversias se atenderán primero mediante los canales institucionales y sin perjuicio de los derechos que la ley reconoce ante las autoridades competentes.